دوازده نکته که حرفه ای ها در اکسل می دانند
نکته 12: امکانات و محدودیت ها را بدانید
درست مانند هر برنامه دیگر، بهتر است؛ کاربر، امکانات و محدودیت‌های اکسل را هم بداند. شرکت‌ها ممکن است؛ سیستم‌های پیچیده‌تری برای اداره پایگاه داده و ادغام داده‌ها نیاز داشته باشند؛ و از آنها استفاده کنند؛ اما همچنان به اکسل به عنوان یک ابزار گزارش‌دهی و تجزیه و تحلیل داده‌ها، اعتماد (نیاز) دارند. تصویر زیر دیدگاه متخصصان، در مورد سیستم‌های هوش تجاری و اکسل را نشان می‌دهد. راه حل مطلوب، استفاده از بهترین‌ها در هر دو محیط است. بهتر است؛ از اکسل در گزارش‌های انعطاف‌پذیر، تصاویر و تجزیه و تحلیل استفاده کنید – و از هوش تجاری در داده‌های بزرگ و کاربرانِ با یک مفهوم امنیتی قوی استفاده کنید بهتر است.
سیستم هوش تجاری
خوب است در …
- تبدیل داده‌های سنگین
- کمتر مستعد خطا می‌شوند
- قوانین استاندارد مطابق با گزارش را تضمین می‌کند
- استفاده همزمان توسط تعداد زیادی کاربر
خوب نیست در …
- انعطاف پذیری
- بشدت به IT وابسته است
- توسعه آهسته
- هزینه بر
اکسل
خوب است در …
- به راحتی در کسب و کار قابل مدیریت است
- انعطاف پذیر و سریع
- بدون نیاز به فناوری اطلاعات (بعلاوه برای بخش‌های تجاری و IT)
- قالب‌بندی ، ایجاد گزارش
- قالب‌بندی ، ایجاد گزارش
خوب نیست در …
- امنیت
- مستعد خطا
- پردازش مقدار زیادی از داده‌ها
- توسعه گزارش به دانش شخص ایجاد کننده آن بستگی دارد
مثال‌های زیر برخی از کاربردهای اکسل را نشان می‌دهد. در زیر داشبورد KPI ، با داده‌های بازیابی شده از سیستم مالی Hyperion مالی اوراکل ایجاد شده است. داشبورد پویا است؛ و بدون کاستی با فرمول کار می‌کند. کنترل‌های فرم ، مانند جعبه‌های کشویی، جعبه‌ها و گزینه‌های انتخاب، به کاربران امکان می‌دهد؛ بین نماهای مختلف جابجا شوند. نوار پیمایش در سمت راست همه شرکت‌ها را می‌توان در همان پنجره مشاهده کرد. نمودارها انیمیشن و پویا هستند؛ به طوری که کاربر می‌تواند علامت “بودجه” و / یا “سال قبل” را برای مقایسه مستقیم تیک بزند. هیچ ماکرو یا برنامه نویسی(visual Basic for Applications) VBA لازم نیست.
داشبورد دوم در زیر، توزیع درآمد جغرافیایی فروش شرکت انتخاب شده را نشان می‌دهد. نمودار پراکندگی ماهرانه برای تجسم پویایی فروش سالانه شرکت استفاده می‌شود. همچنین از نمودار ترکیبی برای مقایسه مقادیر سال جاری با مقادیر سال گذشته استفاده می‌شود.
مثال بعدی، یک الگوی اکسل است؛ که می‌تواند برای اهداف مدیریت پروژه استفاده شود. کاملاً پویا است. از فرمول‌ها، نمودارها و قالب‌بندی شرطی برای نشان‌‌دادن پویایی درصد اتمام پروژه و هفته جاری استفاده می‌کند.
VBA می‌تواند برای ایجاد برنامه‌ها و ابزارهای مستقل واقعی مورد استفاده قرار گیرد؛ که شما را قادر می‌سازد؛ کارهای خاصی را انجام دهید. یادگیری ویژوال بیسیک یک مهارت مهم برای هر کاربر قدرتمند اکسل است. با VBA می‌توانید داشبورد پیشرفته بسازید. می‌توانید ابزاری ایجاد کنید؛ که داده‌ها را از یک پایگاه داده به پایگاه داده دیگر متصل نماید؛ می‌توانید برنامه‌های دیگر را نیز از طریق اکسل کنترل کنید. PowerPivot از اکسل 2010 به بعد در دسترس است؛ و برنامه را به یک سطح کاملاً جدید می‌برد؛ که به کاربر امکانات جالب توجهی می‌دهد.